Veel mensen werken tegenwoordig met een digitale agenda. Erg handig, de voordelen zijn talrijk. Maar hoe kan je deze tool nu nog efficienter inzetten bij het maken van afspraken? In veel bedrijven wordt er gewerkt met Microsoft Exchange. Het voordeel van dit systeem is dat je elkaar agenda kunt inzien bij het plannen van een afspraak.
Ook Google Calendar heeft deze functionaliteit. Het nadeel van deze systemen is echter dat het een alles-of-niets oplossing is. Ofwel anderen zien je gehele agenda (al dan niet met afspraken als ‘prive’ gemarkeerd) ofwel ze zien je agenda geheel niet. Enter Tungle…
Tungle is een (gratis) systeem waarbij je je agenda kunt koppelen aan een online agenda die door middel van software op je Mac of PC synchroniseert. Tot zover nog redelijk bekend, er zijn meerdere systemen die dit doen zoals ook Plaxo etc.
Basisfunctionaliteit
Bij Tungle kan je ook contactpersonen uitnodigen om je agenda te bekijken of zelfs bewerken. Het systeem werkt met een mooie interface met 5- of 7 daags overzicht:
Als je met iemand een afspraak wilt maken klik je ofwel op de knop ‘Schedule Meeting’ of je selecteert direct in de agenda een aantal voorstellen voor data en tijden. Vervolgens vul je details in, uitgenodigden etc:
Tot zover niet veel nieuws onder de zon, wel mooi uitgevoerd. Een verzoek tot een meeting kan je ook via Outlook / iCal / Entourage / Google / Yahoo versturen. Het interessante zit hem wel in het direct kunnen voorstellen van meerdere data, een functie die je ook bij Datumprikker, Doodle en When Is Good ziet. Maar dan gecombineerd.
Wat wel heel netjes is aan Tungle is dat het systeem ook daadwerkelijk door de agenda-programma’s herkende vergaderverzoeken genereert. Het kopieer- en plakwerk wordt daardoor tot een minimum teruggebracht.
Afspraak met mij?
Een functie in Tungle die ik echter nog niet bij andere systemen ben tegengekomen is de selectieve publieke agenda. Via het domein http://tungle.me/<gebruikersnaam> stel je agenda op en voor derden die een afspraak met je willen plannen. Op jouw voorwaarden!
Als ik even voor mijzelf spreek heb ik namelijk altijd wel moeite gehad met die gedeelde Exchange agenda’s. Dat is iets van mij, maar toch. Ik vind gewoon mijn privacy belangrijk en, aangezien ik mijn agenda zowel zakelijk als prive gebruik, vind ik het niet nodig dat collega’s kunnen zien wanneer ik ‘s-avonds en in het weekend weg ben. Ook al is de afspraak als ‘prive’ gemarkeerd, toch geef je inzicht in je levensschema.
Tungle heeft dit heel vernuftig opgelost. Via het systeem kan je zelf precies aangeven welke tijden jij wilt ‘delen’ met de rest van de wereld. Bijvoorbeeld enkel werktijden, of zelfs enkel bepaald dagen waarop je je agenda vrij hebt voor afspraken. Er zijn veel Z(Z)P’ers die bijvoorbeeld op vaste dagen op een mobiele werkplek zitten (bijvoorbeeld bij Seats2Meet) en het dan leuk vinden om met anderen af te spreken. Deze feature is pas net (afgelopen week) vrijgegeven in het systeem! Zie de blog van Tungle
Het systeem werkt ook psychologisch interessant: Het laat niet de tijdstippen zien dat je bezet bent, maar juist wanneer je tijd beschikbaar hebt! Op deze manier blijft je ‘levensschema’ verborgen terwijl je toch anderen de mogelijkheid geeft om (beperkt) in jouw agenda te kijken voor een afspraak.
Daarnaast kan je ook nog zelf instellen hoe lang je per afspraak beschikbaar wilt stellen. Als je bijvoorbeeld afspraken van maximaal een uur wilt, geef je dat in je instellingen op:
Afspraak maken
Mensen die een afspraak met je willen maken voeren een omschrijving en en kiezen vervolgens een beschikbare ‘slot’ op basis van de lengte van de afspraak:
Vervolgens krijg je via e-mail een melding dat iemand een voorstel met meerdere opties heeft gedaan. Je gaat via de e-mail link naar je Tungle agenda en kiest de optie die jou het beste uitkomt. Daarna stuur je de bevestiging:
Uitnodiging
Alle deelnemers krijgen netjes een officiele meeting request in hun e-mail die je kunt accepteren waardoor het event ook voor de niet-Tungle gebruikers direct digitaal vastgelegd wordt.
Hier is nog een aantal demo-video’s te vinden op de website van Tungle.
Conclusie
Een topsysteem als je het mij vraagt, en een directe concurrent voor de ‘gevestigde orde’ wat betreft agenda-aanbieders! En… er is ook een iPhone app beschikbaar. Tot 5 december gratis, dus wees snel!