Een paar weken geleden had ik een bijeenkomst waarbij een collega van mij, Ramon van Meegersen, een interessante zin in de groep gooide. Ramon heeft altijd praktisch toepasbare zaken, hij heet niet voor niets de Realiteitscoach….

We hadden het over time management en prioriteiten stellen. Hij stelt voor om bij iedere actie, verzoek of taak die op je afkomt jezelf de volgende vraag te stellen:

[Moet] [ik] [dit] [nu] [doen]?

De bedoeling is hierbij dat je jezelf deze vraag stelt met de nadruk/klemtoon op verschillende woorden. Op deze manier krijg je beter inzicht in de aard van de taak, met als gevolg een betere verwerking ervan. Stel jezelf op de volgende 5 verschillende manieren dezelfde vraag, in de onderstaande volgorde:

• Moet ik dit nu doen? -> Is het een uit te voeren actie (GTD: actionable)? Of is het informatie/referentie? Zo nee dan hoef je de andere vragen ook niet meer te stellen 🙂
• Moet ik dit nu doen? -> Ben jij de beste persoon om dit te doen? Kan je de taak delegeren?
• Moet ik dit nu doen? -> Geredeneerd vanuit je eigen workflow: wat ga ik als volgende (next action) doen? Is het verzoek ondubbelzinnig?
• Moet ik dit nu doen? -> Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Kan het een uurtje/dagje/weekje/maandje wachten?
• Moet ik dit nu doen? -> Hiermee bepaal je de urgentie van de taak. Moet het, kan het, zou het kunnen, wil je het?

Een bijkomend voordeel is dat je, in het geval van een verzoek van een derde persoon, ook scherper kan zijn in de definitie van het verzoek. Doordat je graag voor jezelf antwoord op deze vragen wil hebben, kan je een deel van deze vragen ook terug leggen bij degene die het verzoek doet. Op deze manier ‘voed’ je andere ook op en help je ze om hun verzoeken meer SMART te maken.